Vereinbarung mit dem PR

Die Vereinbarung gilt für den Einsatz des auf das HISMBS-UNIX aufbauende
DV-Mittelbewirtschaftungssystems HISFSV-GX, Modul MBS, in den zuständigen
Organisationseinheiten der FernUniversität in Hagen (siehe hierzu Anlage 3).

Die jeweils aktuell verfügbare Version von HISFSV-GX, Modul MBS, wird vom ZMI bereitgestellt.

Das derzeit angewandte HISMBS-UNIX wird mit dem Einsatz des HISFSV-GX,
Modul MBS, abgelöst.

Das Programm HISFSV-GX, Modul MBS, wird in den zuständigen Organisationseinheiten der FernUniversität in Hagen (siehe hierzu Anlage 3) zur Haushaltsüberwachung der Mittelbewirtschaftung eingesetzt.

Das Benutzerhandbuch zur Umstellung auf HISFSV-GX, Modul MBS, ist in der Anlage 1 beigefügt. Die Funktionen des Moduls Mittelbewirtschaftung sind in der Anlage 2 benannt.

Die technische Ausstattung der Gerätekonfiguration für die Einzelplatzrechner entspricht der Standardausstattung der Hochschulverwaltung.

Die Zugriffsrechte auf Funktionen des Systems werden in einem Admin-Tool durch den Administrator / die Administratorin geregelt. Der Administrator / die Administratorin und die Zugriffsberechtigten sind in der Anlage 3 benannt. Die Systembetreuung obliegt dem ZMI.

Die Pflege der Zahlungspartnerinnendaten bzw. Zahlungspartnerdaten wird im Rahmen der unter § 5 genannten Zugriffsrechte zentral und dezentral erfolgen. Damit Zahlungen mit automatischer Unterstützung vorgenommen werden können, werden dem System folgende Angaben zur Verfügung gestellt:

- Zahlungspartnerinnen-Nummer bzw. Zahlungspartner-Nummer

- Name, Anschrift

- Bankverbindung (BLZ, Konto-Nr.)

Die Datensätze für Zahlungen an die bei der FernUniversität beschäftigten Zahlungspartnerinnen bzw. Zahlungspartner werden unterteilt in:

- Beihilfezahlungen im Geburts-, Krankheits- und Todesfall (im folgenden „Krankheitsbeihilfe“ genannt)

- Sonstige Zahlungen

Datensätze für Krankheitsbeihilfen werden mit einem besonderen Merkmal
„P-Kennung“ gekennzeichnet. Der Zugriff auf die mit „P-Kennung“ geschützten Daten wird ausschließlich den in der Anlage 3 autorisierten Sachbearbeiterinnen bzw. Sachbearbeitern erlaubt („P-Recht“). Die entsprechenden Einträge zur Vergabe dieses Zugriffsrechts werden von der Benutzerverwaltung gesetzt.

Für mit „P-Kennung“ geschützte Beschäftigtendaten sind Summen- und Profilbildungen sowie andere Auswertungen, die nicht zur Zahlbarmachung erforderlich sind, programmtechnisch ausgeschlossen. In allen anderen Fällen sind derartige Auswertungen für einzelne Beschäftigte nicht zulässig.

Alle Buchungssätze des HISFSV-GX, Modul MBS, werden fünf Jahre nach Ablauf des jeweiligen Haushaltsjahres gelöscht. Über die Löschung wird der Personalrat von der Dienststelle informiert.

Zur Sicherung der gespeicherten Daten ist jede zugriffsberechtigte Mitarbeiterin bzw. jeder zugriffsberechtigte Mitarbeiter bei HISFSV-GX, Modul MBS, der Zugang zum System nur mittels „Login-Name“ und „Passwort“ möglich. Das Passwort wird von jeder Mitarbeiterin bzw. jedem Mitarbeiter persönlich bestimmt.

Die Zu- und Abgangserfassung mittels Passwort ist keine Zu- oder Abgangskontrolle im Sinne des Arbeits- und Dienstrechtes. Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle mittels HISFSV-GX, Modul MBS, erfolgt nicht. Darüber hinaus ist es unzulässig, mit der Software erstellte Daten, die als Nebeneffekt Rückschlüsse auf Leistungs- oder Verhaltenskontrollen zulassen, für arbeits- oder dienstrechtliche Maßnahmen heranzuziehen. HISFSV-GX, Modul MBS, ist lediglich ein arbeitsunterstützendes Element zur Abwicklung von Zahlungsvorgängen.

Im Zuge der Finanzautonomie ist vorgesehen, dass die Dezernate der zentralen Hochschulverwaltung, der BDSB, die Stabsstellen, die Dekanate und andere Organisationseinheiten der Fachbereiche sowie die zentralen Betriebseinheiten lesenden Zugriff auf die ihnen zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel mittels des Moduls HISQIS erhalten. Dafür wird ein gesondertes Beteiligungsverfahren erfolgen.

Die in der Anlage 3 genannten Beschäftigten (Teams/Abteilungen) werden rechtzeitig und ausreichend geschult.

Das Einhalten der in dieser Vereinbarung getroffenen Regelungen zum Schutz der Beschäftigtendaten, wird von der behördlichen Datenschutzbeauftragten bzw. dem behördlichen Datenschutzbeauftragten überwacht.

Das HISFSV-GX ist auf einem vom ZMI betreuten Server installiert.

Im Übrigen gelten die aktuellen Dienstanweisungen zum Datenschutz in der jeweils gültigen Fassung.

Die behördliche Datenschutzbeauftragte bzw. der behördliche Datenschutzbeauftragte erhält den aktuellen Stand der Nutzungsberechtigten mit den jeweils vergebenen Zugriffsrechten.

Alle zum Schutz der Beschäftigten abgeschlossenen Regelungen, Vereinbarungen etc. sind jeweils in ihrer gültigen Fassung auf diese Vereinbarung uneingeschränkt anzuwenden.

Diese Vereinbarung kann mit einer Frist von 6 Monaten von einer Vertragspartnerin bzw. einem Vertragspartner gekündigt werden. Im Falle einer Kündigung verpflichten sich Dienststelle und Personalrat unmittelbar Verhandlungen über den Abschluss einer Folgevereinbarung aufzunehmen. Bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung gilt die gekündigte Vereinbarung weiter.

Diese Vereinbarung tritt am Tage ihrer Unterzeichnung in Kraft. Gleichzeitig erlöschen die bisher gültige Vereinbarung zum Einsatz des HIS-Mittelbewirtschaftungssystems HISMBS-UNIX vom 09.12.1999 und die dazugehörigen Einzelvereinbarungen der verschiedenen Organisationseinheiten.

Hagen, den 17.11.2005

Für die FernUniversität in Hagen

Die Kanzlerin

gez.

Zdebel

Klages

Fred Frömming 04.03.2010